ทำงาน ไอทีให้มีประสิทธิผลด้วยเทคนิค Pomodoro

ทำงาน ไอทีให้มีประสิทธิผลด้วยเทคนิค Pomodoroทำงานไอทีให้มีประสิทธิผลด้วยเทคนิค Pomodoro

เมื่อไม่นานมานี้ผู้เขียนได้มีโอกาสเข้าอบรมคอร์สสั้นๆ เป็นเวลาเพียง 2 ชั่วโมง ที่ทางองค์กรได้มีการเชิญวิทยากรภายนอกมาบรรยายให้ความรู้เทคนิคการทำงานที่ผู้เขียนไม่เคยรู้จักหรือได้ยินมาก่อน นั่นก็คือ เทคนิค Pomodoro

ก่อนที่จะอธิบายเกี่ยวกับขั้นตอนหรือวิธีการทำเทคนิค Pomodoro ให้เกิดผลนั้น จะขอพูดถึงที่มาก่อนว่า “เหตุใดจึงต้องมีการนำเทคนิคนี้เข้ามาช่วยสำหรับการทำงาน ไอที?” สำหรับคนทำงาน ไอทีแล้วนั้น ส่วนใหญ่ก็จะนั่งจดจ่ออยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ มีเวลาว่างเมื่อไหร่ก็มักจะหยิบ Smart Phone ขึ้นมาเล่น   การนั่งทำงานอยู่หน้าคอมพิวเตอร์นั้นมีโอกาสสูงมากที่จะเสียสมาธิวอกแวกเข้าเว็บไซต์ เล่นเกมส์ อ่านข่าว และใช้ Social Network เป็นต้น บางองค์กรถึงกับต้องมีการ Block ไม่ให้พนักงานใช้อินเทอร์เน็ตของบริษัทท่องเว็บไซต์ออกข้างนอกองค์กรเลยทีเดียว ทั้งนี้อาจเพื่อป้องกันไวรัสและการถูกบุคคลภายนอกพยายามเข้ามาขโมยข้อมูลสำคัญของบริษัท แต่มาตรการนี้ก็สามารถทำให้พนักงานทุกคนมีสมาธิจดจ่ออยู่กับงานของตัวเองมากขึ้น

คุณเคยสังเกตตัวเองบ้างหรือไม่คะ?? ว่าเคยนั่งจดจ่ออยู่กับงานตรงหน้าได้นานที่สุดเท่าไหร่ โดยไม่เสียสมาธิไปกับสิ่งรบกวนรอบข้างหรือการเปิดหน้าเว็บไซต์อื่นๆ นอกจากงานของตัวเองเลย และเคยสังเกตหรือไม่? ว่า,,,เราใช้เวลาไปกับสิ่งรบกวนเหล่านั้นต่อวันไปทั้งหมดเท่าไหร่?? หากนำเวลาที่เสียไปเหล่านั้นมาใช้กับงานที่กำลังรับผิดชอบอยู่จะทำให้งานเสร็จเร็วขึ้นหรือไม่? แต่อย่างไรก็ตามมนุษย์เราก็ไม่ควรจดจ่ออยู่กับงานหรือสิ่งหนึ่งสิ่งใดอย่างต่อเนื่องเป็นเวลานานเกินไป เพราะอาจจะส่งให้เกิดข้อผิดพลาดในงานที่ทำและเกิดความเครียดทำให้เสียทั้งสุขภาพกายและสุขภาพจิตได้ เนื่องจากสมองเริ่มเหนื่อยล้ามากแล้ว ดังนั้นจึงควรหาวิธีการทำงานให้เกิดทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลในงานที่ทำและไม่ส่งผลเสียต่อคนทำงาน ไอทีอย่างเราๆ ซึ่งเทคนิคที่ควรนำมาใช้นั่นก็คือ “เทคนิค Pomodoro” ค่ะ

เทคนิค Pomodoro คือ การทำงานอย่างต่อเนื่องเป็นเวลา 25 นาที (เท่ากับ 1 Pomodoro) โดยไม่วอกแวกเสียสมาธิไปกับสิ่งรบกวนใดๆ เลย และหากสามารถทำได้ จะสามารถพักหรือทำสิ่งอื่นๆ ที่นอกเหนือจากงานเป็นเวลา 5 นาที (ห้ามคิดเรื่องงานใน 5 นาทีนี้โดยเด็ดขาด) และหากทำแบบนี้ได้ 4 Pomodoro อย่างต่อเนื่อง จะสามารถพักทำเรื่องอื่นๆ ได้ยาวนานขึ้นเป็นเวลา 15 – 30 นาที แต่ในทางกลับกันหากคุณเสียสมาธิไปกับเรื่องอื่นๆ ในขณะที่กำลังอยู่ในช่วง 25 นาทีนั้น ก็จะต้องกลับมาเริ่มต้นนับนาทีที่ 1 สำหรับรอบ Pomodoro นั้นไป โดยการจับเวลานั้นก็จะมีเครื่องมือที่คอยจับเวลาหน้าตาคล้ายลูกมะเขือเทศ (Pomodoro เป็นภาษาอิตาลี แปลว่า มะเขือเทศ) เมื่อครบ 25 นาที ก็จะส่งเสียงดังขึ้นมาเพื่อเตือนให้เราถึงเวลาผ่อนคลายกันได้แล้ว ซึ่งปัจจุบันก็มี Software และ Application ต่างๆ ที่ใช้สำหรับจับเวลาในการทำเทคนิค Pomodoro อีกด้วย เช่น Focus Booster และ Pomodoro Soup เป็นต้น

สิ่งรบกวน (Interruption) ที่เกิดขึ้นสามารถแบ่งได้เป็น Internal Interruption และ External Interruption โดย Internal Interruption เกิดจากตัวเราเองที่ไม่ Focus อยู่กับงาน ซึ่งวิธีจัดการกับสิ่งรบกวนนี้มีวิธีการ คือ เมื่อเราวอกแวกเสียสมาธิไป ให้เราเขียนชื่องานที่เราทำอยู่ไว้ แล้วทำการ Mark ด้วยเครื่องหมาย I ทำอย่างนี้ทุกครั้งที่เสียสมาธิและพยายามดึงตัวเองกลับมา Focus กับงาน ซึ่งเมื่อทำแบบนี้ไปบ่อยๆ ก็จะสามารถ Focus กับงานได้ดีขึ้น และการคิดหรือทำเรื่องอื่นระหว่างทำงานก็จะลดน้อยลงไปเรื่อยๆ   ส่วน External Interruption คือ การเสียสมาธิไปกับคนรอบข้าง ซึ่งเป็นเรื่องปกติที่เราจะต้องมีการติดต่อสื่อสารหรือให้การช่วยเหลือเกื้อกูลกันระหว่างเพื่อนร่วมงาน ดังนั้นอาจเกิดเหตุการณ์ที่ระหว่างเรากำลังอยู่ในช่วง 25 นาที มีคนต้องการขอความช่วยเหลือจากเรา ก็สามารถจัดการได้โดย

Step 1 อาจบอกคนที่ต้องการขอความช่วยเหลือหรือต้องการพูดคุยว่ากำลังทำงานอะไรอยู่

Step 2 ให้บอกกับผู้ที่ต้องการรับการช่วยเหลือหรือพูดคุยกับเราว่าให้รออีกประมาณกี่นาที

Step 3 เมื่อถึงเวลาที่บอกเอาไว้ ก็รีบไปให้ความช่วยเหลือหรือทำเรื่องนั้นๆ ให้เสร็จ

เมื่อเรารู้วิธีการจัดการต่อสิ่งรบกวนแล้ว ก็มีอีกหนึ่งเรื่องที่จะช่วยให้เทคนิค Pomodoro นั้นเกิดผลมากขึ้น ซึ่งในแต่ละวันทำงานนั้นเรามักจะมีงานที่หลากหลาย งานชิ้นเล็กบ้าง งานชิ้นใหญ่บ้าง งานง่ายบ้าง งานยากบ้าง ดังนั้นเราจึงควรประเมินงานที่จะทำว่าต้องใช้เวลามากน้อยแค่ไหนและควรลำดับความสำคัญของงานให้ดี หากงานไหนเราประเมินแล้วว่าต้องใช้เวลา 4 – 5 Pomodoros ก็ควรที่จะแตกงานนั้นออกมาเป็นงานย่อยๆ แล้วนำมาลำดับความสำคัญ เพียงเท่านี้เราก็จะมองเห็นผลงานที่ทำสำเร็จได้ชัดเจนและรวดเร็วขึ้น (มีผลต่อกำลังใจในการทำงานนะคะ^^)

จากที่กล่าวมาแล้วนั้น เทคนิค Pomodoro ไม่จำเป็นต้องนำมาใช้กับการทำงาน ไอทีเท่านั้น เพราะจริงๆ แล้ว เทคนิคนี้เกิดขึ้นจากชายคนหนึ่งต้องการที่จะอ่านหนังสือให้มีสมาธิและอ่านได้อย่างต่อเนื่อง โดยไม่เหนื่อยล้าเกินไป ทั้งนี้เวลา 25 นาที ที่ใช้ในการอ่านอย่างต่อเนื่องนี้ ยังส่งผลต่อการจดจำในสิ่งที่เขาอ่านได้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย สำหรับใครที่สนใจเทคนิค Pomodoro นี้ สามารถนำไปปรับใช้ในการทำงานของท่านได้นะคะ

By…  Chonnipa Kaewthong

Summary
Photo ofChonnipa Kaewthong
Name
Chonnipa Kaewthong
Nickname
(Dew)
Website
Job Title
Software Test Engineer
Company
Gosoft (Thailand) co.ltd
Silom, Thai,
  

แสดงความคิดเห็น

ความคิดเห็น